Quantas vezes é necessário escrever a mesma informação para processar uma encomenda?

Uma encomenda confirmada não deveria obrigar diferentes pessoas da empresa a escrever várias vezes a mesma informação.

Cliente, produto, quantidade, preço, condições comerciais, data de entrega ou morada de expedição são dados que, idealmente, deveriam ser registados uma vez e acompanhar todo o processo.

Na prática, nem sempre acontece.

Quando as áreas comercial, compras, produção, armazém e faturação trabalham com sistemas, aplicações ou ficheiros separados, a informação deixa muitas vezes de fluir entre processos e passa a ser copiada entre eles.

Uma encomenda recebida por email pode ser registada num Excel pelo comercial, introduzida no software de gestão, copiada para outro ficheiro utilizado pelo armazém e novamente consultada ou introduzida no momento da faturação.

Cada uma destas passagens parece uma pequena tarefa administrativa.

Mas, quando se multiplicam centenas ou milhares de vezes, transformam-se num problema de eficiência, qualidade da informação e controlo operacional.

O problema não está apenas no tempo perdido

É fácil olhar para a introdução repetida de dados como sendo apenas um desperdício de tempo.

Mas o impacto é mais amplo.

Sempre que alguém volta a escrever ou copiar informação existe a possibilidade de:

·         introduzir uma referência incorreta;

·         alterar involuntariamente uma quantidade;

·         utilizar um preço desatualizado;

·         indicar uma data de entrega diferente;

·         selecionar o cliente errado;

·         trabalhar com uma versão de informação que foi, entretanto, alterada.

O problema torna-se ainda mais relevante quando existem vários documentos e sistemas com a mesma informação.

Se o preço no email do cliente é diferente do preço no Excel e do preço existente no ERP, qual deles representa a versão correta?

A partir desse momento, já não existe apenas duplicação de trabalho.

Existe também um problema de fiabilidade da informação.

Siga uma encomenda real do início ao fim

Uma forma simples de diagnosticar este problema consiste em escolher uma única encomenda e acompanhá-la desde o pedido do cliente até à faturação.

Não é necessário começar por mapear toda a empresa.

Escolha uma encomenda representativa e siga o percurso da informação.

Por exemplo:

Pedido do cliente → Comercial → Compras/Produção → Stock → Expedição → Faturação

Em cada etapa, procure responder a cinco perguntas:

1. Onde é criada a informação?

Pode surgir num email, formulário do website, CRM, ERP, Excel ou até numa mensagem.

O primeiro objetivo é identificar a origem dos dados.

2. Quem volta a introduzir essa informação?

Registe cada momento em que alguém precisa de copiar, escrever ou transformar manualmente informação que já existia anteriormente.

É frequentemente aqui que começam a surgir os primeiros pontos de fricção.

3. Em que sistema ou ficheiro fica guardada?

Uma encomenda pode acabar distribuída por vários locais:

• caixa de correio;
• CRM;
• folhas Excel;
• software de gestão;
• aplicações de logística;
• documentos PDF;
• pastas partilhadas.

Quanto maior for a dispersão, mais difícil se torna garantir que todos estão a utilizar a mesma informação.

4. Que validações são feitas manualmente?

Existem situações em que alguém precisa de confirmar:

• preços;
• descontos;
• disponibilidade de stock;
• condições comerciais;
• limites de crédito;
• prazos de entrega;
• moradas;
• referências de produtos.

Algumas validações são necessárias.

Outras existem apenas porque os sistemas não partilham informação de forma adequada.

5. Onde surgem atrasos ou correções?

Procure situações em que a encomenda fica parada à espera de:

• informação;
• confirmação;
• aprovação;
• correção;
• atualização de um ficheiro;
• resposta de outro departamento.

Estes pontos ajudam a perceber onde a falta de integração começa a afetar diretamente o prazo de execução.

Uma métrica simples: taxa de reintrodução de dados

Depois de seguir a encomenda, pode transformar o diagnóstico num indicador.

Considere primeiro os campos críticos da encomenda.

Por exemplo:

• cliente;
• referência do produto;
• quantidade;
• preço;
• desconto;
• morada de entrega;
• data de entrega;
• condições de pagamento.

Depois identifique quantos desses campos precisam de ser novamente introduzidos ao longo do processo.

Pode calcular:

Taxa de reintrodução = Campos críticos reintroduzidos ÷ Campos críticos da encomenda × 100

Imagine uma encomenda com 10 campos críticos.

Se 6 desses campos forem novamente introduzidos manualmente noutro sistema ou ficheiro:

6 ÷ 10 × 100 = 60%

Existe uma taxa de reintrodução de dados de 60%.

O objetivo deste indicador não é estabelecer um valor universal considerado aceitável.

É tornar visível um problema que normalmente fica escondido nas tarefas diárias.

E permite comparar processos, departamentos ou a evolução da empresa ao longo do tempo.

Um campo pode ser reintroduzido várias vezes

Existe ainda uma análise mais detalhada que pode ser útil.

Imagine que a referência do produto é:

1. recebida por email;
2. introduzida pelo comercial num Excel;
3. introduzida no ERP;
4. copiada para um documento utilizado pelo armazém.

Não existe apenas um campo duplicado.

Existem vários pontos de reintrodução associados ao mesmo dado.

Por isso, além da taxa anterior, vale a pena contar simplesmente:

Número total de pontos de reintrodução por encomenda

Se uma encomenda média tiver 15 ou 20 pontos onde alguém precisa de copiar informação já existente, existe provavelmente uma oportunidade significativa de melhoria.

O Excel não é necessariamente o problema

A presença de folhas Excel num processo não significa, por si só, que exista um problema.

O Excel pode ser extremamente útil para análise, planeamento ou tratamento de situações específicas.

O problema surge quando passa a funcionar como intermediário permanente entre sistemas.

Por exemplo:

ERP → exportação Excel → alteração manual → envio por email → nova introdução noutro sistema

Neste cenário, o Excel não está apenas a ser utilizado para analisar informação.

Está a substituir uma integração inexistente.

É uma diferença importante.

Automatizar sem diagnosticar pode apenas acelerar o problema

Perante tarefas repetitivas, a primeira reação é frequentemente procurar automação.

Mas automatizar demasiado cedo pode ser um erro.

Antes de perguntar:

“Como podemos automatizar esta tarefa?”

é preferível perguntar:

“Porque é que esta informação está a ser novamente introduzida?”

Talvez o verdadeiro problema seja:

• ausência de integração entre sistemas;
• utilização de aplicações diferentes para o mesmo processo;
• informação insuficiente no sistema principal;
• processos criados historicamente que deixaram de fazer sentido;
• responsabilidades pouco claras;
• falta de regras de validação;
• utilização excessiva de ficheiros paralelos.

Automatizar uma tarefa desnecessária não elimina o desperdício.

Apenas o executa mais depressa.

Da reintrodução de dados à integração de processos

O objetivo de uma boa integração não é necessariamente colocar toda a empresa numa única aplicação.

É garantir que cada informação tem uma origem clara e que consegue chegar aos processos seguintes sem necessidade de ser continuamente recriada.

Por exemplo, quando uma encomenda é confirmada, determinados dados podem alimentar automaticamente:

Comercial → Planeamento → Compras → Stock → Expedição → Faturação

As diferentes áreas continuam a executar funções diferentes.

O que desaparece é a necessidade de cada uma reconstruir manualmente a informação de que necessita.

É este princípio que permite criar aquilo que muitas organizações procuram: uma fonte única e fiável de informação.

Comece com uma encomenda, não com um grande projeto

Para identificar oportunidades de melhoria não é necessário começar imediatamente por um projeto de transformação digital.

Comece por uma encomenda real.

Pegue numa folha de papel, quadro ou ferramenta de diagramas e represente o percurso.

Para cada passagem entre áreas, registe:

Etapa	Informação recebida	Sistema	Reintrodução manual	Validação manual	Problema encontrado
Comercial	Pedido cliente	Email	Sim	Preço	Dados incompletos
Registo	Encomenda	ERP	Sim	Cliente	—
Armazém	Picking	Excel	Sim	Stock	Ficheiro desatualizado
Expedição	Entrega	ERP	Parcial	Morada	Correção manual
Financeiro	Fatura	ERP	Não	Condições pagamento	—

No final, procure os pontos em que:

• a mesma informação aparece várias vezes;
• existe cópia manual;
• diferentes sistemas contêm versões diferentes;
• é necessária uma confirmação humana sem uma razão clara;
• o processo fica parado;
• surgem frequentemente erros ou correções.

Esses são candidatos prioritários para melhoria.

A pergunta que revela os problemas de integração

Há uma pergunta particularmente útil quando se analisam processos administrativos e operacionais:

Onde é que a informação deixa de fluir e começa a ser repetida?

É frequentemente nesse ponto que aparecem:

• sistemas não integrados;
• ficheiros paralelos;
• tarefas manuais;
• erros;
• atrasos;
• dificuldade em acompanhar o estado das encomendas.

E é também aí que podem surgir algumas das oportunidades de melhoria com maior impacto.

Antes de comprar mais software ou automatizar tarefas isoladas, vale a pena perceber como a informação realmente atravessa a organização.

Por vezes, seguir uma única encomenda do início ao fim é suficiente para começar a perceber onde está o verdadeiro problema.

Quer identificar os pontos de fricção nos processos da sua empresa?

Mapear o percurso da informação permite identificar tarefas duplicadas, ficheiros paralelos, validações desnecessárias e falhas de integração que muitas vezes passam despercebidas na operação diária.

A Telesensor pode ajudar a analisar os processos, identificar os pontos onde a informação deixa de fluir e definir soluções que permitam transformar dados dispersos em processos mais integrados, controlados e eficientes.

Com a Telesensor, a sua empresa ganha valor.