A proposta foi enviada. Qual é o próximo passo?

Uma proposta enviada pode representar um avanço importante no processo comercial. Mas o registo «a aguardar resposta» deixa várias perguntas por esclarecer: quem vai decidir, o que falta validar e quando será retomado o contacto?

Numa PME , estas perguntas ajudam a gerir oportunidades que envolvem requisitos técnicos, condições comerciais e diferentes intervenientes. Quando ficam sem resposta, torna-se difícil distinguir uma negociação em curso de uma proposta que perdeu prioridade.

Um diagnóstico simples permite começar a melhorar este acompanhamento: verificar se cada oportunidade tem uma próxima ação, uma data e um responsável.

Registar o passado e preparar o avanço

O estado «proposta enviada» informa a equipa de que uma tarefa foi concluída. Para orientar o trabalho seguinte, é preciso acrescentar o que se pretende fazer e com que objetivo.

Considere dois registos hipotéticos da mesma oportunidade:

 O segundo registo permite preparar a reunião, acompanhar a execução e perceber o que falta esclarecer. Se a reunião não acontecer, a equipa sabe que deve rever o próximo passo.

A diferença está na capacidade de transformar o registo numa ação útil para a decisão do cliente.

Quatro perguntas para diagnosticar as oportunidades

Comece por selecionar dez oportunidades abertas, preferencialmente de diferentes vendedores e fases do processo. Para cada uma, procure responder a quatro perguntas.

1. Existe uma ação concreta?

«Fazer seguimento» é uma indicação demasiado vaga. «Contactar o cliente para confirmar quem valida os requisitos técnicos» já identifica uma ação e o seu propósito.

O próximo passo deve ajudar a esclarecer uma dúvida, remover um obstáculo ou preparar uma decisão.

2. Existe uma data?

Uma ação sem data pode permanecer indefinidamente por executar. Defina quando deve ocorrer e distinga uma data acordada com o cliente de uma data interna para voltar a contactá-lo.

Esta distinção ajuda a perceber o grau de compromisso existente. Um lembrete interno, por si só, não demonstra que o cliente pretende avançar.

3. Existe um responsável?

A responsabilidade deve estar atribuída a uma pessoa. «Equipa comercial» pode deixar dúvidas sobre quem faz o contacto, prepara a informação ou confirma a reunião.

Quando participam várias áreas, identifique quem coordena o próximo passo e de que contributos depende.

4. Sabe o que está a impedir a decisão?

Pode faltar uma validação técnica, a aprovação do orçamento, a comparação de alternativas ou a intervenção de outro decisor.

Se o obstáculo for desconhecido, a próxima ação pode ser precisamente descobri-lo. Repetir o envio da proposta sem esclarecer essa questão acrescenta pouco ao processo.

Nem todos os contactos fazem a oportunidade avançar

Enviar um email ou fazer uma chamada são atividades. O seu valor comercial depende do que permitem esclarecer ou resolver.

Compare estas duas notas:

«Ligar na próxima semana.»

«Ligar na próxima semana para confirmar se o responsável financeiro já validou as condições de pagamento.»

A segunda orienta a conversa e permite avaliar o resultado. Depois do contacto, será possível registar se a validação aconteceu, o que falta e qual deve ser o passo seguinte.

Sempre que possível, acorde esse passo com o potencial cliente. Quando isso ainda não for possível, registe a ação interna necessária para retomar a conversa, sem a apresentar como um compromisso do cliente.

Um indicador simples de disciplina comercial

Pode acompanhar a percentagem de oportunidades abertas com próxima ação, data e responsável definidos:

Oportunidades com os três elementos definidos ÷ total de oportunidades abertas × 100

Num exemplo hipotético, se 18 das 30 oportunidades abertas tiverem esses elementos, o indicador será de 60%.

Antes de o utilizar, defina que oportunidades entram na contagem. Registos duplicados, negócios já concluídos e propostas que deveriam estar encerradas podem distorcer a leitura.

Acrescente uma verificação das ações vencidas. Uma oportunidade pode ter todos os campos preenchidos e continuar parada porque a data passou e ninguém atualizou o registo.

Este indicador mede a disciplina do acompanhamento. A probabilidade de venda exige outra análise: necessidade do cliente, adequação da solução, intervenientes, orçamento e processo de decisão.

Como utilizar o diagnóstico na reunião comercial

Na revisão da carteira, escolha algumas oportunidades que exigem atenção e procure respostas concretas:

• O que mudou desde o último contacto?
• Que questão falta resolver?
• Qual é a próxima ação e quem a executa?
• A data continua válida?
• Existe razão para manter a oportunidade aberta?

Estas perguntas ajudam a decidir onde concentrar o esforço comercial. Em alguns casos, será necessário envolver uma área técnica ou rever a proposta. Noutros, fará sentido adiar a oportunidade ou encerrá-la com um motivo registado.

Encerrar um negócio que deixou de ter perspetiva permite manter uma carteira mais clara e dedicar tempo às oportunidades com condições para avançar.

Primeiro o método, depois as ferramentas

Um CRM como o Odoo pode apoiar o registo das oportunidades e das atividades. O Power BI pode ajudar a analisar a carteira e identificar situações que precisam de atenção, desde que os dados necessários estejam disponíveis.

Para que essa informação seja útil, a equipa precisa de critérios comuns: o que significa cada fase, quando atualizar uma oportunidade e como definir o próximo passo.

Na Telesensor, a análise dos processos comerciais parte destas questões de gestão. O objetivo é estruturar o acompanhamento e criar informação que ajude a decidir onde atuar.

Comece pelas dez oportunidades escolhidas. Confirme se cada uma tem uma próxima ação útil, uma data válida e um responsável. As respostas em falta mostram onde deve começar a melhoria.